LEGAL
POLITICĂ DE CONFIDENȚIALITATE CU PRIVIRE LA PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
I. Cine suntem
a) Introducere
Global Records SRL reprezintă una dintre cele mai puternice societăți care activează în industria de entertainment la nivel european. Prin organizarea ”Global Records Academy”, Global Records SRL își propune să pregătească 16 tineri talentați care vor avea parte de pregătire de la cei mai buni profesioniști din industrie pentru a deveni artiști adevărați.
Întrucât alegerea participanților presupune o selecție a acestora din rândul mai multor persoane interesate, Global Records SRL depune toate resursele și eforturile necesare pentru a prelucra datele tuturor participanților în deplină concordanță cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date (” ”GDPR”). Prin prezenta Politică de Confidențialitate (“Politica”), dorim să vă informăm asupra modului în care colectăm, utilizăm, transferăm și protejăm datele dvs. cu caracter personal.
Această Politică de Confidențialitate se adresează persoanelor care se înscriu și/sunt luate în considerare pentru participarea în cadrul Global Records Academy, fiind concepută pentru a vă informa cu privire la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal, atunci când alegeți să utilizați sau să vă înscrieți în cadrul GlobalRecordsAcademy, accesând website-ul: https://www.globalrecordsacademy.com/register.
Vă rugăm să citiți cu atenție această Politică pentru a înțelege mai bine activitățile desfășurate de noicu privire la Informațiile dvs și modul în care le vom gestiona. Pentru orice alte întrebări sau, dacă nu sunteți siguri cu privire la anumite aspecte, vă rugăm să nu ezitați să luați legătura cunoi folosind detaliile de contact menționate la finalul prezentei Politici și vom fi bucuroși să vă ajutăm.
b) Operatorul de date
Global Records SRL, societate înmatriculată și funcționând potrivit legilor din România, având sediul social în Mun. București, Sectorul 1, str. Puțul lui Zamfir nr. 32-34, et. 2, înmatriculată la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul București sub nr. J40/6177/2023, având codul unic de identificare fiscală RO26382443 (“Operatorul” sau “Societatea”).
c) Definiții
”Conținut” – înseamnă orice conținut creativ realizat cu ocazia înscrierii, participării și apariției în cadrul Programului ”Global Records Academy”,
”Informații” – înseamnă datele, materialele și/sau documentele despre dvs. pe care le transmiteți în mod voluntar prin înscrierea în cadrul Programului ”Global Records Academy” sau pe care este posibil să le solicităm, colectăm sau deduce ca urmare a înscrierii și selecției dvs. în cadrul Programului ”Global Records Academy”¸
”Comunicări de marketing” – înseamnă oferte, promoții, publicitate, informații și/sau actualizări, oportunități de carieră, casting și/sau alte comunicări de marketing.
”Politica de confidențialitate” – înseamnă prezenta Politică de confidențialitate,
”Prelucrare” – înseamnă operațiunea sau setul de operațiuni care sunt efectuate asupra Informațiilor sau unor seturi de Informații, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi: colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.
”Producție” – înseamnă rezultatul activității de creare de conținut,
”Program” – concursul organizat de Global Records SRL, intitulat ”Global Records Academy”, prin care 16 tineri talentați vor avea parte de pregătire artistică din partea celor mai buni profesioniști din industria artistică.
”Categorii speciale de date” – în sensul prevăzut de art. 9 din Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal.
II. Informațiile pe care le colectăm despre dvs.
Când alegeți să vă înscrieți, prin completarea formularului de participare în cadrul programului Global Records Academy, astfel disponibil pe website-ul https://www.globalrecordsacademy.com/register, vom prelucra date personale, precum : nume, prenume, vârstă, oraș, adresa de e-mail, adresa de social-media, înregistrare audio-video care să surprindă abilitățile artistice.
Pe parcursul desfășurării Programului Global Records Academy, este posibil ca alte informații cu caracter personal să fie prelucrate, precum : informații medicale, date privind antecedentele penale, precum și datele de contact ale persoanelor apropiate pentru situații de urgență. Cu privire la aceste prelucrări, vi se va solicita consimțământul care va fi unul informat, granular și specific. Retragerea consimțământului pentru prelucrarea acestor date va fi pusă la dispoziție printr-o modalitate la fel de facilă ca oferirea acestuia.
În cazul în care nu solicităm furnizarea acestor Categorii speciale de date ca parte a procesului nostru de înscriere sau pe parcursul desfășurării Programului, vă rugăm să nu le furnizați (de ex : în câmpurile din formularul de înscriere care permit răspunsuri cuprinzătoare sau în secvențele din materialele audiovizuale pregătite și încărcate în câmpurile speciale din formularul de înscriere).
În cazul furnizării acestor informații în afara scopurilor urmărite și fără a fi solicitate, acestea vor fi șterse în conformitate cu politica de ștergere a datelor de către Societate.
În cazul în care nu furnizați datele cu caracter personal în scopul menționat mai jos, precum : pct. 1. pentru înscrierea voluntară în cadrul Global Records Academy, pct. 2 – desfășurarea programului Global Records Academy în eventualitatea în care veți fi selectat în vederea participării și pct. 3 - răspuns la întrebările, contestațiile sau solicitările dvs, aceste acțiuni nu vor fi posibile.
Scopurile pentru care vom utiliza datele dvs. cu caracter personal :
Pentru înscrierea și participarea în cadrul Global Records Academy
Vom utiliza datele dvs. cu caracter personal in următoarele scopuri:
Pentru înscrierea în cadrul Global Records Academy
Pentru înscrierea în cadrul Global Records Academy, precum și pentru a vă ține la curent cu privire la etapa preselecțiilor, pentru a vă informa cu privire la etapa preselecțiilor, Societatea prelucreaza urmatoarele date cu caracter personal: nume, prenume, adresa de e-mail, vârsta, orașul de domiciliu, contul de social-media. Temeiul de prelucrare este interesul legitim al Global Records Ancademy pentru a selecta și informa participantii in cadrul Programului. Mai multe informatii despre program pot fi regasite in termenii si conditiile de pe site: [link] și în Regulamentul Oficial al Programului, disponibil, de asemenea pe site: [link]
Pentru participarea în cadrul Global Records Academy în eventualitatea în care veți fi selectat
Pentru participarea în cadrul Global Records Academy, în cazul în care veți fi selectat, vom putea solicita, în mod rezonabil, următoarele date: informații medicale, date privind antecedentele penale, coordonatele persoanelor pentru contact în caz de urgență. –
Temeiul legal in baza caruia realizam aceasta prelucrare este incheierea si/sau executarea contractului. În acest sens, între participantul selectat și Global Records se va încheia un contract de cesiune drepturi conexe drepturilor de autor.
Răspunsul la întrebările, reclamațiile sau solicitările dvs.
In cadrul corespondenței purtate pentru a soluționa și a răspunde la întrebările, reclamațiile, eventualele contestații față de rezultatele selecției sau solicitările dvs. comunicate pe adresa de e-mail:inscrieri@globalrecordsacademy.com ), vom prelucra urmatoarele datele cu caracter personal: nume, prenume, adresă de e-mail, adresa de corespondență în cazul în care ne solicitați furnizarea unui răspuns la adresa respectivă, numărul de telefon și orice alte informații sau detalii pe care ni le veți putea furniza.
Temeiul legal in baza caruia realizam aceasta prelucrare este interesul legitim al Societatii de a menține o relație bună cu potențialii candidați, permițându-ne să oferim răspunsuri la întrebările, reclamațiile sau solicitările dvs.
III. Cum utilizăm Informațiile
Utilizăm Informațiile în scopurile descrise în această Politică de Confidențialitate și după cum vă informăm suplimentar. În special, prelucrăm Informațiile:
Atunci când trebuie să încheiem și să derulăm contractul nostru cu dvs și să menținem în vigoare, să gestionăm sau să încetăm relația noastră contractuală, incluzând: gestionarea drepturilor, realizarea de plăți, contactarea dvs cu privire la angajamentul dvs.
Atunci când trebuie să respectăm o obligație legală, precum:
Realizarea de evaluări necesare pentru sănătatea și protecția muncii și/sau medicale,
Administrarea conturilor și furnizarea oricăror informații, conform cerințelor legale, autorităților fiscale și autorităților din domeniul asigurărilor sociale,
Atunci când interesele noastre legitime o cer, după cum enumerăm mai jos, și atunci când, drepturile dvs. Cu privire la protecția datelor/confidențialitate nu prevalează față de aceste interese legitime ale noastre, inclusiv:
Să comandăm, dezvoltăm, producem, publicăm, distribuim și promovăm programul Global Records Academy, inclusiv realizarea de aranjamente pentru finanțare, stimulente, subvenții.
Să decidem dacă dvs. sunteți persoana potrivită pentru a participa în cadrul programului Global Records Academy,
Să vă contactăm cu privire la formularul de înscriere și/sau cu privire la procesul de preselecție și/sau cu privire la participarea dvs. în cadrul programului Global Records Academy,
Să investigăm și să rezolvăm orice probleme sau alte chestiuni care pot apărea în urma interacțiunii dvs. cu noi și implicării dvs. în cadrul programului Global Records Academy,
IV. Sursele datelor cu caracter personal:
Vom colecta datele dvs. cu caracter personal
(i) in mod direct, de la dvs. atunci cand:
completati formularul de înscriere în cadrul programului ”GlobalRecordsAcademy”,
pe parcursul desfășurării programului Global Records Academy, în eventualitatea în care veți fi ales candidat,
Ne contactati prin diverse canale sau ne solicitati informatii in legatura cu programul ”GlobalRecordsAcademy”.
(ii) in mod indirect, din surse externe, atunci cand:
Obtinem datele dvs. cu caracter personal din surse publice;
V. Destinatarii datelor cu caracter personal
In anumite cazuri, Societatea poate dezvalui datele dvs. cu caracter personal catre urmatoarele terte-parti pentru atingerea scopurilor descrise mai sus :
a. societati contractate sa presteze servicii pentru sau in numele Societatii, precum (i) furnizori de servicii IT care oferă infrastructura de dezvoltare și găzduire a Site-ului web/ servicii de mentenanta/ servicii de back-up cu sediul in statele membre ale Uniunii Europene.
d. instante judecatoresti sau alte institutii si autoritati publice competente, daca avem aceasta obligatie legala sau suntem autorizati prin lege sau pentru protejarea drepturilor, proprietatii și activelor Societății noastre sau ale altei entități sau persoane. Aceste autorități sau instituții publice pot fi Poliția Română, ANSPDCP, ANAF, notarii publici, executori judecătorești etc. Datele dvs. cu caracter personal vor fi comunicate doar atunci cand consideram, cu buna-credinta, ca avem obligatia de a face acest lucru in conformitate cu legea si in baza unei evaluari exhaustive a tuturor cerintelor legale.
e. terți achizitori, in procedura de reorganizare sau de vanzare catre o alta organizatie, în măsura în care activitatea Societății ar fi transferată (în totalitate sau parțial), iar datele dvs. cu caracter personal ar fi parte din activele care fac obiectul unei astfel de tranzacții).
VI. Luarea deciziilor in mod automat si crearea de profiluri in mod automat
Datele cu caracter personal la care se face referire în prezenta Politica nu sunt supuse unor procese decizionale automatizate, inclusiv crearea de profiluri.
VII. Durata de pastrare a datelor dvs. cu caracter personal
În contextul prelucrării datelor dvs. cu caracter personal pentru scopurile detaliate mai sus, Societatea păstrează aceste date după cum urmează:
1. Putem sa păstrăm datele dvs. cu caracter personal pe perioada necesara executarii contractului și pentru o perioadă ulterioară de 3 ani necesară protejării drepturilor Societății. În cazul în care sunteți ales ca participant în cadrul programului Global Records Academy, vă rugăm să rețineți că informațiile dvs. vor fi păstrate pe o perioadă mai lungă (pentru claritate, Informațiile dvs. vor fi păstrate cel puțin atât timp cât Global Records Academy se desfășoară, se difuzează, se distribuie și/sau e exploatat).
2. Datele dvs. cu caracter personal folosite în scopul trimiterilor comunicărilor de marketing direct vor fi păstrate pe o perioadă de 2 (doi) ani de la exprimarea consimțământului, sau până în momentul în care solicitați Societății dezabonarea (vă retrageți consimțământul) sau ștergerea acestor date;
3. Pentru a răspunde la întrebările, reclamațiile sau solicitările dvs., Societatea va păstra datele dvs. cu caracter personal pe durata necesară prelucrării și emiterii unui răspuns la solicitarea dvs. și pe durata de timp necesară protejării drepturilor Societății, ținând cont de legea aplicabilă, inclusiv de termenul de prescripție.
In principiu, Societatea pastreaza evidente in legatura cu dvs. pentru perioada necesara raportata la scopurile urmarite si in scopurile compatibile aferente. La expirarea perioadei de retentie, datele vor fi șterse in conditii de siguranta, în conformitate cu procedurile noastre interne, care pot implica arhivarea, anonimizarea sau distrugerea acestora.
Pentru mai multe detalii referitoare la politica noastră de păstrare a informațiilor, vă rog să transmiteți o cerere pe următoarea adresă de e-mail: inscrieri@globalrecordsacademy.com.
VIII. Transferul datelor cu caracter personal
Ne desfășurăm activitatea la nivel internațional și unele dintre procesele implicate în utilizarea Informațiilor dvs. vor presupune ca Informațiile dvs. să fie stocate sau prelucrate în alte țări decât țara în care locuiți. Vă rugăm să aveți în vedere că programul se adresează tuturor persoanelor interesate, fără discriminare în funcție de naționalitate, cetățenie, statul de rezidență. În particular, Informațiile dvs. ar putea fi transferate către și prelucrate în Statele Unite ale Americii, unde se află unele dintre sistemele noastre.
Ori de câte ori și dacă este cazul, transferăm Informațiile dvs. în afara teritoriului României sau a unei regiuni, precum Marea Britanie și/sau Spațiul Economic European, ne asigurăm că luăm toate măsurile necesare pentru a respecta cerințele legale aplicabile.
IX. Masuri de siguranta
Societatea asigura implementarea unor masuri tehnice organizatorice adecvate pentru pastrarea confidentialitatii si securitatii datelor cu caracter personal.
X. Drepturile dvs. in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal
In calitate de persoana vizata in temeiul GDPR, beneficiati de urmatoarele drepturi :
a) Dreptul de acces (articolul 15 RGPD): Dreptul de a primi informatii cu privire la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal si dreptul de a accesa datele, prin formularea unei cereri adresate in acest sens la inscrieri@globalrecordsacademy.com.
b) Dreptul de a solicita rectificarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete (art. 16 RGPD): Aveti dreptul de a solicita rectificarea datele detinute in legatura cu dvs., daca acestea nu sunt corecte.
c) Dreptul de a solicita stergerea datelor cu caracter personal (articolul 17 RGPD) si, in cazul in care datele cu caracter personal au fost transmise unor terte-parti, Societatea va notifica privind solicitarea dvs. de stergere a datelor aceste parti.
Societatea urmareste sa prelucreze si sa pastreze datele dvs. doar atat timp cat acest lucru este necesar raportat la scopurile prelucrarii sau in conformitate cu legislatia aplicabila. In anumite circumstante, aveti dreptul de a ne solicita sa stergem datele dvs. cu caracter personal pe care le detinem. In cazul in care considerati ca va pastram datele mai mult decat este necesar, recomandam sa verificati mai intai la inscrieri@globalrecordsacademy.com dacă a incetat contractul dvs. cu Societatea, caz in care este posibil ca Societatea sa aiba in continuare alte temeiuri legale pentru prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal.
d) Dreptul de a solicita restrictionarea prelucrarii datelor (articolul 18 RGPD): In cazul in care (i) considerati ca datele pe care le detinem cu privire la dvs. sunt incorecte pentru o perioadă care să permită operatorului să verifice exactitatea datelor cu caracter personal, (ii) prelucrarea este ilegală, dar nu doriți să ștergem datele cu caracter personal, ci să restrângem utilizarea acestor date, (iii) în cazul în care Societatea nu mai are nevoie de datele dvs. cu caracter personal în scopurile menționate mai sus, însă dvs. aveti nevoie de date pentru a constata, exercita sau apăra un drept în instanță; sau (iv) v-ati opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care să verificăm dacă temeiurile legitime ale Societatii prevalează asupra drepturilor dvs., va rugam sa ne contactati la inscrieri@globalrecordsacademy.com pentru o discutie in legatura cu drepturile pe care le aveti. In anumite circumstante, veti avea dreptul de a ne cere restrictionarea prelucrarii.
e) Dreptul la portabilitatea datelor (articolul 20 RGPD): Aveti dreptul de a primi datele dvs. personale într-un format structurat, utilizat în mod obisnuit si mecanolizibil, atunci cand este posibil din punct de vedere tehnic, si de a solicita transmiterea acestor date catre un alt operator în cazul în care prelucrarea are la bază consimțământul dumneavoastră sau executarea unui contract și se realizează prin mijloace automate.
f) Dreptul de a vă opune cu privire la prelucrarea datelor (articolul 21 RGPD) din motive legate de situația particulară în care vă aflați, atunci când prelucrarea se întemeiază pe interes legitim, precum și de a vă opune, în orice moment, prelucrării datelor în scopuri de marketing direct, inclusiv crearea de profiluri.
Daca optati pentru renuntarea la mesajele de marketing, aceasta nu inseamna ca nu veti mai primi mesaje functionale, transmise din motive administrative si/ sau de ”customer service”, in temeiul executarii contractului.
Retragerea nu va afecta legalitatea prelucrarii pe baza consimtamantului acordat inainte de retragere.
g) Dreptul de a depune o plangere la o autoritatea de supraveghere daca considerati ca prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal se efectueaza cu incalcarea GDPR si dreptul de a vă adresa instanțelor de judecată competente (articolul 77 RGPD).
XI. Modificari la aceasta Politica
Aceasta Politica poate suferi din cand in cand modificari si poate fi actualizata de catre Societate, dupa cum va fi necesar. Societatea vă va notifica cu privire la noua versiune a acestei Politici și se va asigura că respectiva notificare este efectuata intr-o maniera care asigura luarea acestora la cunostinta de catre dvs., spre exemplu prin publicarea in cont sau prin orice mijloace adecvate care să asigure o comunicare efectivă.
XII. Cum ne puteți contacta
Dacă aveți orice nelămuriri, preocupări sau doriți să faceți o reclamație cu privire la modalitatea în care utilizăm Informațiile dvs. sau dacă aveți orice întrebări cu privire la această Politică de confidențialitate, vă rugăm ca, într-o primă etapă, să transmiteți o cerere pe e-mail la adresa inscrieri@globalrecordsacademy.com: vom face tot ce putem spre a vă ajuta, incluzând oferirea de răspunsuri față de nelămurirea, preocuparea sau reclamația dvs. în perioada stabilită de legislația aplicabile. Dacă nu sunteți mulțumit de modul în care v0am răspuns, aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal - datele de contact se gasesc la adresa www.dataprotection.ro.
